Key Performans Indıcator kelimesinin ilk harfleri kullanarak oluşturulan kısaltmanın Türkçe karşılığı anahtar performans göstergesidir. KPI nedir sorusunun kısa açıklaması bu şekildedir. Bu tanımlamayı daha da basitleştirmek istersek KPI terimini ulaşılmak istenen hedef noktası olarak düşünebiliriz. Bugün bu konuyu imkanlar ölçüsünde anlatmaya çalışacağım.
Herhangi bir sektör kendisi için bir KPI oluşturabilir. Hatta sektörlerin kendi bünyelerinde yer alan her alt bölüm için KPI oluşturmaları tavsiye edilmektedir. Bu durumu örnek vererek daha iyi açıklamak mümkündür. Örnek olarak bir sektörün pazarlama bölümü ve muhasebe bölümü için farklı farklı KPI’lerin oluşturulmas,ı ulaşılmak istenen başarı hedefi işini kolaylaştırır.
KPI Ne İşe Yaramaktadır?
Bir şirketin başarı için kendisine koyduğu hedefler ölçülebilir değerlerdir. Böylesi durumlarda uygulanan KPI seviyeleri farklı olmaktadır. Çünkü seviyesi yüksek olan KPI uygulamaları şirketin genel performans değerlerini odak olarak alır ama daha düşük KPI uygulamaları pazarlama, satış ve çağrı merkezi gibi farklı departmanların performanslarına odaklanır. Bu nedenle ;
- Ölçülmek istenen değerlerin belirlenmesi,
- Hangi aralıklarla KPI uygulanacağı,
- Hedef olarak belirlenen başarı noktalarının şirketin stratejik olarak belirlemiş olduğu hedeflerle uyumlu olması,
- Aynı sektörde hizmet sunan rakip firmalarla kıyaslamaya imkan tanıması
- Belirlenen sayısal hedeflerin zaman, para ya da satış oranlarını mı belirttikleri, hedefledikleri.
Belirtilen yukarıdaki aşamalar KPI uygulamasının yararlı olabilmesi için taşıması gereken özellikleri göstermektedir.
KPI uygulaması hedeflerin net bir şekilde belirlenmesini, planlanmasını ve belirlenen süre içinde hedefe varılıp varılmadığının kontrol edilmesini sağlar.
KPI Uygulaması Yapılmaz İse Neler Olur?
İş hayatında başarılı olabilmek demek, belirli şartların yerine getirilmesi demektir. Bunun ilk aşaması da sürekliliktir. İkincisi ise ölçülebilirlik olarak ifade edilmektedir. O zaman da KPI uygulamasının sonuçların değerlendirilmesi için mutlaka gerekli olduğu sonucuna varılır.
Bireysel olsun ya da ekip çalışması olsun, çalışmaların performans değerlendirmesi elde edilen sayısal verilerin grafiksel olarak ya da nasıl kullanılmak istenirse o şekilde kullanılması, KPI uygulaması ile olanaklı hale gelmektedir. Bu uygulamalar sayesinde elde edilen verilerin değerlendirilmesi mümkün olur, şirketin gelecek tahminleri yapılabilir.
Tabi KPI uygulamaları hayata geçirilmediğinde bu uygulamaların sağlayacağı faydalardan mahrum kalırsınız. Çalışmaların performans değerlendirmesini yapmak, bu konuda veriler toplamak ve analiz etmek, şirketinizin geleceğini planlamak çok zor hatta imkansız bir görev haline gelebilir.
KPI uygulamaları hayata geçirilmezse; yakın zamanda şirketin geleceği hakkında derin düşüncelere dalmış olan bir “düşünen adam” haline gelebilirsiniz.
KPI Belirleme Aşamaları
Bir şirketin KPI için doğru belirlemeler yapması çok önemlidir. Nedeni ise hatalı belirlenen hedeflerin şirket çalışanları ve şirket yöneticileri için zararlı olabilmesi durumudur. Haliyle bu zararlar şirketin kendisini de etkileyecektir.
- Gerçekçi olması: KPI belirlemede en önemli aşamadır. KPI’nın gerçekçi olması demek çalışanların kapasitesi, çalışanların sağlık durumu, önceki dönemlerde gösterdiği performans gibi durumlar saptanmalı ve ona göre hedef belirlenmelidir. Tabi hedeflerin gerçekçi olması iddialı hedefler belirlemenizi engellemez. Ama bu hedefler elinizdeki kaynaklarla ulaşılabilen, gerçekçi hedefler olmalıdır.
- Ölçülebilir olması: Hedeflenen durumun net olarak belirlenmiş olması ve ölçülebilir olması kritik aşamalardan biridir. Bu nedenle bir KPI sayısal bir değere metrik veriler olmalıdır.
- Zamanlamanın olması: KPI uygulamasında önemli noktalardan biri de zamanlama parametresidir. Yani ulaşılması hedeflenen nokta için bir gerçekleşme tarihi belirlenmiş olmalıdır. Ortaya tatmin edici bir sonuç çıkması sürecin nasıl ilerleme gösterdiğine bağlıdır.
Hedefleriniz iddialı ama gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler olmalıdır. Ölçülebilir olmaları ve belirlenen zamanda ulaşılması gereken hedefler olarak tespit edilmeleri gerekir.
KPI Gerçekleşme Adımları
- İlk olarak ulaşılması düşünülen sonuçlar belirlenir
- KPI belirlenmiş olan hedeflere göre netleştirilmeli ve yazılı hale getirilmelidir.
- Yazılı hale getirilmiş olan KPI’ler bu haliyle yöneticilere ve çalışanlara iletilir.
- Hedeflerin gerçekleşmesi için yöneticilerin ve çalışanların iletişim halinde olmaları sağlanır.
- Bu şekilde; çalışanların gidişatlarında olumsuzluk ya da aksama olması durumunda müdahale yapılır
- Süreçte herhangi bir olumsuz durum oluşursa bir sonraki aşama belirlenir.
- Belirlenen süre sonunda ulaşılan sonuç değerlendirilir.
- Sonuç aşamasında ise KPI uygulaması ile hedeflenen işlerin doğru planlaması sağlanır. Bu noktada ulaşılmak istenen hedeflerin gerçekçiliklerinin sonuca büyük oranda etki edeceği söylenebilir.
KPI uygulamasıyla ilişkili olduğunu söyleyebileceğimiz SWOT Analizi konusunu da incelemenizi öneririm. Firmanızın zayıf ve güçlü yönlerini tespit ederek geleceğinizi daha iyi bir şekilde planlayabilirsiniz.